この設定方法は、以下記事で紹介した記事の設定内容の説明となります。
kintoneでリアルタイム予実管理を行う(サンプルアプリあり)
最終的なアプリは下記のような「予実管理アプリ」と「実績管理アプリ」を目指します。
※なお、全く同一のアプリを資料お渡しページのテンプレートを展開することで再現可能です。アプリテンプレートからアプリの作成方法は、テンプレートファイルからアプリを作成するをご覧ください。
・予実管理アプリサンプル
・実績管理アプリサンプル
受注した月によって実績を集計し、予実管理アプリに格納する、という処理を行う設定です。
それでは、設定を説明します。
1.「予実管理アプリ」と「実績管理アプリ」両アプリにおいて、SUMIFで条件一致をさせるために「年月コード」フィールドを用意します。
今回は、kintone側のDATE_FORMAT関数で「年月コード」を生成します。
※データコレクトの関数でも同様の処理は可能です。
画像は実績管理アプリの設定画面です。
自動計算を設定し、計算式は下記通りです。
DATE_FORMAT(受注日, "YYYY-M", "Asia/Tokyo")
上記設定を行うと、例えば「2020年4月8日」の日付が
2020-4
となり、当月のまとめをするための条件一致をすることが容易になります。
2.「予実管理アプリ」へ設定するフィールド式では年月コードが一致した実績を集計します。
データコレクトの管理画面へ進み、予実管理アプリ側にフィールド式を設定します。
今回のフィールド式は下記です。
=SUMIF(実績管理アプリサンプル!year_month,year_month,実績管理アプリサンプル!price)
これは、予実管理アプリと実績管理アプリで年月コードが一致したレコード分だけ、税込み受注金額を集計する、という処理を意味します。画面内には写っていませんが、予実管理アプリの年月コードフィールドも「year_month」がフィールドコードです。
3.実際に集計を試します
実際に、kintoneに設置された「Datacollectする」ボタンを押下し、集計処理を試してみます。
ボタンを押下することで、実績が集計され、更新されれば成功です。
「DataCollectする」のボタンを設置する方法に関しては、データコレクトのはじめ方7-8番手順をご確認ください。
4.任意：「時間指定更新の設定」を行います。
データコレクトの管理画面で「時間指定更新の設定」を行うことで、スケジュールに準じて自動的に集計処理を実行させることが可能です。この設定は必須では無いので、日時を指定した自動更新が不要であれば、設定する必要はありません。
画像の設定では毎週月曜のAM5時に集計を自動的に行う、という設定です。週明け、出社したら情報が最新化されている、そんな設定です。毎日、や毎月の設定も可能です。
5.任意：自動更新(Webhook連携)の設定をします。
データコレクトの管理画面で「自動更新の設定の追加」を行うことで、kintoneへのレコード追加や編集をきっかけに自動的に集計処理を実行させることが可能です。これを設定すると、リアルタイム性高く、情報の集計を行うことができます。この設定は必須では無いので、Webhookを用いたリアルタイム更新が不要であれば、設定する必要はありません。
上記、保存を行うとWebhook URLが生成されるので、それをkintone側に設定します。
①でWebhook URLをコピーし、②のリンクから設定画面に進みます。
設定画面にWebhook URLを貼り付け、「通知を送信する条件」では、データコレクトの管理画面で設定した項目と同じものにチェックをつけます。
上記設定を行うと、実績管理にレコードが追加・編集される度に予実管理を更新し、情報を最新化します。
以上、SUMIF関数を使って予実管理を設定する方法を説明しました。